個人情報の取り扱いについて

　関西学院では、学生・生徒・児童・園児の個人情報だけではなく、保証人・保護者や卒業生、教職員の個人情報も多く取り扱っております。このため、個人情報保護の重要性を十分認識し、個人情報の不正使用や流出を防ぎ、それらを適切に使用していくための体制づくりを進めています。そのひとつとして、「個人情報保護に関する基本方針」、「個人情報管理規程」、同規程を補完するための「ガイドライン」を制定しています。

　本学では、以下のことを守るとともに、今後も教職員の個人情報保護へのさらなる意識向上を計り、取り組みを継続して参ります。

　個人情報保護への取り組みの基本となる同規程およびガイドラインに記載されている内容の要約を以下に記します。

（1）目的
関西学院が保有する個人情報の取り扱いに関する体制・基本ルールを明示することを目的とします。

（2）個人情報の定義
個人情報とは、受験生とその保証人、在学生・生徒とその保証人、卒業生、教職員等に関する情報であって、本学の業務に関して職務上取得したもののうち、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもののことです。

（3）教職員の責務
本学の教職員は、個人情報の重要性を十分に認識し、個人情報の取扱に伴う個人の権利や利益の侵害を防止するために必要な措置を講じる責務を負っています。また、退職後についても同様です。

（4）個人情報管理体制（責任者、委員会、教育）
本学における全学的な個人情報の保護活動実施および運用に関する責任を負う個人情報管理責任者をおきます。同責任者は、個人情報を取り扱う教職員に対して、個人情報の保護措置を習熟させるために必要な教育・研修を行います。また、本学における個人情報管理に関する意思決定機関として個人情報管理委員会を設置し、個人情報管理に関する計画立案、指示、監査を行います。
　さらに、管理単位ごとに個人情報管理者を置き、個人情報管理委員会の定めた方針に従って、当該管理単位における個人情報管理に関する取り組みを推進します。

（5）個人情報の収集
個人情報の収集は、本学の業務の目的を達成するために必要な限度内において、適法かつ公正な手段によっておこないます。ただし、法令に基づくときや、本人の事前の同意があるとき等はこの限りにありません。個人情報の収集を伴う本学の業務範囲は以下のとおりです。これらの業務を達成するために、法人、大学内の管理単位を超えて、保有する情報を共有することがあります。

■学生・生徒・児童・園児
教務、学務（校務）、厚生、就職活動・進路指導、学生・生徒指導・相談・助言等に関する業務、各学校間の引継ぎに関する業務
■聴講生・科目等履修生
授業・講座案内、授業・講座受講管理に関する業務
■保証人・保護者
学業成績等通知、学費納入通知、教育懇談会運営、保護者説明会運営および関連通知に関する業務
■卒業生・同窓生
卒業・成績・在籍等の証明に関する業務
■入学志願者
入学案内等資料送付、入学試験に関する業務
■教職員（専任・非専任、常勤・非常勤、アルバイト、派遣職員等を含む）
人事、給与、労務、厚生、採用、保険、保健、財務および法人組織運営に関する業務
■近隣住民、外部
法人組織運営に関する業務
■資料請求者等
資料等発送、諸行事案内等に関する業務
■患者
保健に関する業務

（6）個人情報の利用および提供
本学で保有する個人情報については、漏洩・改ざん・消失を防止するために安全管理に努め、必要な措置を講じます。また、個人情報の利用および提供にあたっては、予め開示した利用目的の範囲を超えて利用したり、本学以外の第三者に提供しません。ただし、法令の定めに基づく場合や、本人の事前の同意がある場合は除きます。

（7）外部照会（開示・訂正・利用停止請求、窓口）
本人からの個人情報開示・訂正・利用停止等の請求については、当該情報を保管している担当部署単位で受付をします。原則として、本人からの請求があり、適正な理由であると個人情報管理者（当該管理単位の長）が判断した場合のみ請求に応じます。請求手段は書面のみで、電話やファクスでは原則、受け付けません。

個人情報の取り扱いに関する問い合わせ
学校法人関西学院　総務部
（TEL 0798-54-6000）

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